Steg 9 - Tidgrupper

Inställningar/Företagsinställningar/Tidgrupper/Tidgruppsprofiler

För varje uppdrag du skapar i Adocka måste du ange vilken tidgruppsprofil uppdraget skall baseras på.  Tidgruppsprofil kan ses som ett avtal som definierar hur en kund skall faktureras och samtidigt hur en konsult skall få betalt för ett uppdrag genomförts.

En tidgruppsprofil kan i sin tur bestå av flera olika "tidgrupper" (Kan även ses som artiklar) som både kan räknas ut automatiskt utifrån tider i tidrapporter eller som rapporters in som egna poster.

Det finns i dag två helt olika varianter av tidgruppsprofiler och det är lite olika för olika kunder vilken av dessa som används. Nya kunder använder oftast den nya varianten men båda varianterna kan skapas i samtliga konton. Bokningar ser och uppför sig lite annorlunda ut beroende på om man använder den äldre eller den nya varianten av tidgruppsprofiler.

Den nya varianten bygger på att man rapporterar någon form av Närvaro eller Frånvaro som i sin tur kan ha avvikelser som inträffar under angivna tidsintervall. Dessa avvikelser kan utgöras av ett helt nytt belopp, ett påslag som faller ut eller att pris/ersättning multipliceras med en viss faktor under särskilda tider på vanliga veckodagar eller helgdagar.

Den äldre varianten bygger på att man använder en egen tidgrupp för varje typ av timmar som debiteras eller som det betalas ut ersättning för. Vilken tidgrupp som faller ut baserat på en tidrapport bestäms  utifrån "Tidsintervallslogik", dvs att mellan ett visst tidsintervall används en viss tidgrupp.

Varje tidgrupp har ett ”ersättningspris” till konsult och ett ”faktureringspris” till kund. Exempelvis kan en Tidgrupp heta ”Dagtid” och en annan Kväll, Natt, Helg etc.

Varje tidgruppsprofil kan innehålla obegränsat antal tidgrupper. En tidgruppsprofil kan även kopplas till en specifik kund så att det framgår att denna tidgruppsprofil skall användas när uppdrag utförs hos en specifik kund. En tidgrupp behöver inte nödvändigtvis anges i timmar utan kan även ha enheten st (styck), km (Kilometer) eller mil.

Skapa en ny tidgruppsprofil Nya varianten: (Nya kunder använder oftast denna)

1.     Klicka på knappen ”Lägg till tidgruppsprofil"

2.     Under Inställningar prisprofil så kan du ange ett namn för tidgruppsprofilen som gör att det blir enkelt att känna igen tidgruppsprofilen när den skall väljas för en viss bokning.

3. Se till att rätt valuta och kalender för helgdagar är vald.
4. Här kan du välja vilken Kalender som tidgruppsprofilen ska gå efter.
5. Se till att kryssa i följande ruta annars kommer du att skapa en tidgruppsprofil av den äldre varianten.

6. Är detta en tidgruppsprofil som endast skall användas i samband men en specifik kund kan du koppla den till just en eller de kunderna genom att klicka på fliken ”Kopplad till kunder” och klicka på "Lägg till" och sedan söka fram och välja kunden från kundregistret. Om du kopplar en tidgruppsprofil till en eller flera kunder så är de endast de valda kunderna som kommer att kunna använda den aktuella tidgruppsprofilen. Lämnar du denna lista tom kommer tidgruppsprofilen kunna användas på samtliga kunders bokningar.

7. När du känner dig nöjd med inställningarna klickar du på Spara.

När du har följt ovan steg så är en tidgruppsprofil skapad. För att lägga till avvikelser och tidsregler följer du nedan instruktioner:

1.     Klicka på knappen "Hantera tidsintervallslogik".

2. Ändra tidgrupp.

Arbetstyp: Här kan du ange en arbetstyp.

Namn: Här anger du det namn som tidgruppen skall ha. Tänk på att det är detta namn som redovisas på fakturor till kund.

Enhet: Ange om det som rapporteras på denna tidgrupp skall anges i timmar, Styck eller kilometer. (När du skapar din första tidgrupp på en tidgruppsprofil skall denna normalt ha enheten timmar)

Valuta: Här anges den valuta som är angiven under Inställningar prisprofil.

Är standard: Markera alltid denna när du skapar den första tidgruppen. Att en tidgrupp är "standard" betyder att all tid kommer att registeras på denna om inte annan tidgrupp aktivt väljes i i samband med tidrapport. Bara en tidgrupp skall vara standard för varje tidgruppsprofil. Normalt är vanlig arbetstid det som är standard.

Pris: Det pris som kommer att faktureras till kund för varje rapporterad enhet av denna tidgrupp. (Kan dock ändras i samband med bokning). Du kan välja mellan Specifierad alternativt Relaterad till standard.

Eventuellt artikelnr: Här kan du ange ett artikelnummer om denna tidgrupp har ett avvikande artikelnummer som skall redovisas på fakturaraden. Artikelnummer kan adderas under "Företagsinställningar"/Artiklar & koder för lön".

Försäljningskonto: Eventuellt försäljningskonto som timmar som rapporterats på denna tidgrupp skall redovisas på.

Ersättning: Den grundlön som skall betalas ut till konsult för varje enhet som rapporteras mot denna tidgrupp. Notera att detta är ett standardvärde som endast kommer att användas om det inte finns en grundlön angivet på den bokade konsultens konsultkort. Denna ersättning kan ändras för en enskild bokning.

Eventuell kod för tid eller ersättning: Har kan du ange vilken Löneart (Kan även vara en lönekod eller tidkod) som timmar av denna tidgrupp skall märkas upp med när de exporteras till lönesystem. För att en Löneart skall kunna anges måste den först definieras  under ”Inställningar/Förtagsinställningar/Artiklar & Koder för lön” (Se aktuellt lönesystem för listor med tillgängliga lönearter, lönekoder eller tidkoder).

Är ej Skattepliktig: Är denna box icheckad kommer ersättning som genereras från denna tidgrupp ej att räknas om skattepliktig.

Är ej semesterlönegrundande: Är denna box icheckad kommer ersättning som genereras från denna tidgrupp ej att vara semesterlönegrundande.

Är ej Pensionsgrundande: Är denna box icheckad kommer ersättning som genereras från denna tidgrupp ej att vara underlag för tjänstepension.

Ska ej räknas med i tidsaldo: Är denna box icheckad kommer tid som genereras från denna tidgrupp ej att räknas in som arbetstid.

Antalet timmar som registeras på en viss tidgrupp med enheten timmar räknas fram automatiskt baserat på ett angivet tidsintervall. Du kan dock definiera avvikelselogik för en viss tidgruppsprofil.

1. För att hantera/skapa tidslogik som skall gälla för en viss tidgruppsprofil klickar du på knappen ”Hantera tidsintervallslogik” som hittas i menyn för den aktuella tidgruppsprofilen.

2. Genom att klicka på "Hantera tidsintervallslogik kan du börja definiera ett regelverk som skall styra vilka avvikelser och vilken typ av avvikelser som skall infalla och vid given tidpunkt.

Som du ser i bilden nedan kan man hantera avvikelser för hur bokningen kommer att Debiteras jämfört med hur ersättningen kommer att beräknas helt separat. Reglerna för Debitering hanteras i den vänstra kolumen och reglerna för Ersättning hanteras i den högra kolumnen. Dessa kan alltså falla ut vid helt olika klockslag och även baseras på helt olika pris-/ersättningsmodeller.

I exemplet  ovan visas ett senario där konsulten får ett OB-tillägg på + 23,1 kr om hen skulle registrera "Närvaro" någon gång måndag till torsdag mellan 19.00 till 21:59. 

På debiteringssidan syns ett annat scenario där kunden kommer att debiteras 1,4* grundtaxan på lördagar, söndagar och helgdagar

Genom att lägga till fler avvikelser kan man bygga upp det regelverk man önskar.

Utöver "Närvaro" kan man även ha andra "Grundtaxor" (Tidgrupper) som i sin tur har egna avvikelser.

Exempel på detta kan vara "Introduktion", "Jour", Beredskap eller olika typer av frånvaro som Sjuk eller VAB. Dessa skapas genom att man klickar på "Lägg till Grundtaxa/grundersättning".

Avvikelser kan definieras som ett påslag eller en faktor av grundpriset, alternativt kan grundpriser ersättas med ett nytt valfritt belopp när avvikelsen inträffar.

Här går det även att klicka i rutan Värdet ska kunna ändras på bokning om man vill ha den möjligheten.

När en konsult/bemanningskonsult rapporterar tid genom en konsultportal eller direkt i bokningen kommer Adocka automatiskt att kunna räkna ut och registrera beloppen både för ersättning och debitering (se även artikeln om "Speciella dagar och högtider" längre ned på sidan).

Kopiera befintlig tidgruppsprofil alternativt Ta bort profil:

Vill du skapa en ny tidgruppsprofil som liknar en existerande kan det smidigaste sättet vara att kopiera hela tidgruppsprofilen och sedan göra ändringar i den skapade kopian.

1.     Klicka på lilla pilen och välj ”Kopiera den här profilen”

2. Vill du istället ta bort profilen så har du den möjligheten i samma vy.

Inställningar/Företagsinställningar/Tidgrupper/Kalendrar - Speciella dagar och högtider:

I Adocka har du möjlighet att ange specifika datum under innevarande och kommande år där avvikelser från de vanliga reglerna för veckans dagar inträffar. Om det finns minst en regel angiven för den typ av dag som ett avvikande datum har kategoriserats som, kommer den regeln att prioriteras framför de regler som normalt tillämpas för den aktuella veckodagen. Det går även att ställa in avvikelser för en del av dagen eller ha dagar där de vanliga reglerna helt och hållet ersätts i form av Specialdagar.

För att hantera avvikelser från de vanliga reglerna som gäller måndag till söndag behöver vi registrera alla relevanta datum i huvudkalendern. Varje datum ska kategoriseras utifrån vilken typ av dag det representerar. För varje typ av dag kan vi sedan specificera ett unikt regelverk för varje tidgruppsprofil, som tillämpas när de aktuella dagarna inträffar.

När du utformar regler för en specifik dagstyp behöver du bara ange avvikelser för de tider som skiljer sig från de standardregler som gäller för den aktuella veckodagen. Till exempel, om en särskild taxa ska gälla under natten för ett visst datum och därefter övergår till ordinarie taxa för en arbetsdag, behöver du endast ange regler för natten, tills avvikelsen upphör.

Ett tydligt exempel på detta är en "Helgdag". När vi har registrerat de datum vi vill klassificera som "Helgdag" i huvudkalendern kan vi vidare definiera de specifika reglerna som ska tillämpas för "Helgdagar" på varje tidgruppsprofil.

För att definiera vilka datum som kan medföra avvikelser och vilken typ av dag de ska klassificeras som, går du till fliken "Kalender - Speciella dagar och högtider" under Inställningar > Företagsinställningar > Tidgrupper.

För att definiera de datum som kan medföra avvikelser och vilken typ av dag respektive dag skall kategoriseras som klicka på knappen Lägg till specialdag.

Det finns en rad olika typer av dagar man kan använda sig av för att kategorisera det aktuella datumet:

För att skilja på t.ex. helgdag och storhelg kan man använda sig av typerna ”Helgdag” för den ena varianten och ”Helgdag (typ 2)” för att kunna separera dessa.  Det spelar egentligen ingen roll vilken som är vilken bara man är konsekvent.

Listan innehåller även typerna Specialdag A – H som kan användas för att kategorisera alla de dagar då specialfall inträffar exempelvis om ett datum skall kategoriseras som en typ fram till ett visst klockslag och därefter som en annan typ. Det kan röra sig om datum som både är datum efter helgdag och datum före eller mellan helgdag.

När alla avvikande datum är inlagda och kategoriserade kan man för varje enskild tidgruppsprofil ange vilka regler som skall tillämpas för respektive typ av dag. Dessa regler kommer således tillämpas för alla dagar som är kopplade till just den aktuella typen.

Dessa regler anges på samma sätt som regler för vanliga veckodagar. 

(OBS Om ett datum ligger i inlagt i huvudkalendern och en viss tidgruppsprofil inte innehåller någon regel för denna typ av dag kommer tid som rapporteras på bokning som använder den aktuella tidgruppsprofilen att behandlas enligt den logik som tillämpas för en vanlig veckodag (måndag till söndag). Det går även att ha flera olika kalendrar som innehåller specialdagar som prioriteras framför andra dagar som anges i huvudkalendern. Kalendrar lägger du enkelt till genom att klicka på Lägg till extra kalender.

Skapa ny tidgruppsprofil äldre varianten: 

• 1.     Klicka på knappen ”Lägg till tidgruppsprofil”

• 2.     Ange ett namn för tidgruppsprofilen som gör att det blir enkelt att identifiera tidgruppsprofilen när en bokning sedan skall skapas.

  

• 3.     Är detta en tidgruppsprofil som endast skall användas i samband men en specifik kund kan du koppla den till kunden genom att klicka på knappen ”Välj” och sedan söka fram och välja kunden från kundregistret.

Skapa en ny tidgrupp:

För att en tidgruppsprofil skall kunna användas måste den innehålla minst en tidgrupp som konsulten skall kunna rapportera mot.

• 1.     Klicka på knappen;

Benämning: Här anger du det namn som tidgruppen skall ha. Tänk på att det är detta namn som redovisas på fakturor till kund.

Enhet: Ange om det som rapporteras på denna tidgrupp skall anges i timmar, Styck eller kilometer.

Valuta: Här anges den valuta som är angiven under Inställningar prisprofil.

Är standard: Markera alltid denna när du skapar den första tidgruppen. Att en tidgrupp är "standard" betyder att all tid kommer att registeras på denna om inte annan tidgrupp aktivt väljes i i samband med tidrapport. Bara en tidgrupp skall vara standard för varje tidgruppsprofil. Normalt är vanlig arbetstid det som är standard.

Pris: Det pris som kommer att faktureras till kund för varje rapporterad enhet av denna tidgrupp.

Eventuellt artikelnummer: Här kan du ange ett artikelnummer om denna tidgrupp har ett avvikande artikelnummer som skall redovisas på fakturaraden.

Försäljningskonto: Eventuellt försäljningskonto som timmar som rapporterats på denna tidgrupp skall redovisas på.

Ersättning: Den grundlön som skall betalas ut till konsult för varje enhet som rapporteras mot denna tidgrupp.

Eventuell kod för tid eller ersättning: Har kan du ange vilken Löneart (Kan även vara en lönekod eller tidkod) som timmar av denna tidgrupp skall märkas upp med när de exporteras till lönesystem. För att en Löneart skall kunna anges måste den först definieras  under ”Inställningar/Förtagsinställningar/Artiklar & Koder för lön” (Se aktuellt lönesystem för listor med tillgängliga lönearter, lönekoder eller tidkoder).

Är ej skattepliktig: Är denna box icheckad kommer ersättning som genereras från denna tidgrupp ej att räknas om skattepliktig.

Är ej semesterlönegrundande: Är denna box i checkad kommer ersättning som genereras från denna tidgrupp ej att vara semesterlönegrundande.

Ska ej räknas med i tidsaldo: Är denna box icheckad kommer tid som genereras från denna tidgrupp ej att räknas in som arbetstid.

Ändra befintlig tidgrupp:

• 1.     Klicka på namnet till tidgruppen för att ändra.

Kopiera befintlig tidgruppsprofil:

Vill du skapa en ny tidgruppsprofil som liknar en existerande kan det smidigaste sättet vara att kopiera hela tidgruppsprofilen och sedan göra ändringar i den skapade kopian.

1.     Klicka på lilla pilen och välj ”Kopiera den här profilen”

2. Vill du istället ta bort profilen så har du den möjligheten i samma vy.

Tidsintervallslogik:

Antalet enheter som skall registreras på en viss tidgrupp kan antingen räknas fram automatiskt baserat på ett angivet tidsintervall eller matas in som heltal direkt. Tidgrupper som beräknas med bakomliggande logik kan identifieras med hjälp av en kugghjulsikon som visas framför tidgruppens namn. (Inställningar/Företagsinställningar/Tidgruppsprofiler)

Tidgrupper som inte beräknas med hjälp av logik och i stället skall anges i heltal visas med en liten fyrkantig symbol framför namnet enligt nedan:

Alla nya tidgruppsprofiler som ej kopierats från redan befintlig tidgruppsprofil som innehöll logik saknar tidsintervallslogik.

Hantera tidslogik för tidgrupper inom en tidgruppsprofil:

1. För att hantera tidslogik som skall gälla för en viss tidgruppsprofil klickar du på knappen ”Hantera tidsintervallslogik” som hittas i menyn för den aktuella tidgruppsprofilen.

2. Genom att klicka på knappen;

kan du börja definiera det regelverk som skall styra till vilken tidgrupp de rapporterade timmarna hamnar när tid rapporteras på bokningar som använder den aktuella tidgruppsprofilen.

Det går att ange regler som appliceras på multipla typer av dagar i en och samma operation genom att välja flera typer av dagar när man skapar regeln. ( Se bild ovan)

I exemplet  ovan visas det hur man anger en regel som kommer att tolkas med följande lydelse: ” Arbetstid som rapporterats och utförts måndagar, tisdagar, onsdagar och torsdagar någon gång mellan 06:00 på morgonen och 19:00 (18:5999999999….) på kvällen kommer att automatiskt registreras på tidgruppen Dagtid"

Efter att regeln har sparats illustreras regeln i exemplet ovan enligt nedan:

Upprepa proceduren till dess att det finns regler som täcker alla tidpunkter under en hel vecka.

Hantering av eventuella raster (Gäller endas äldre varianten)

Sista steget är att definiera vad systemet skall göra med eventuell rast som rapporteras. Önskar du att rast automatiskt skall dras bort ifrån från den rapporterade arbetstiden klickar du i checkboxen ”Dra bort rast automatiskt”. Om konsulten rapporterar t.ex 30 minuters rast under ett arbetspass kommer dessa 30 minuter att automatiskt dras av från det aktuella arbetspassets totala arbetstid.

I de fall en tidgruppsprofil innehåller mer än en tidgrupp måste man ange vilka av dessa tidgrupper som det är tillåtet för systemet att dra av rast ifrån samt vilken prioriteringsordning som bestämmer från vilken tidgrupp rasten i första hand skall dras av. Genom att sätta en prioriteringsordning enligt nedan vet alltså systemet vilka tidgrupper det är tillåtet att dra rast ifrån och från vilken tidgrupp rasten i första hand, andra hand och tredje hand etc skall dra av rast ifrån.

I bilden ovan kommer alltså rasten i mån av möjlighet dras ifrån den tid som rapporterats på  tidgruppen ”Dagtid”.  Finns det inte tillräckligt med arbetstid rapporterat på tidgruppen ”Dagtid” för att kunna dra av hela rasten så kommer överskjutande del av rasten att dras av ifrån nästkommande tidgrupp i prioriteringsordningen.

När konsult/bemanningskonsult rapporterar tid genom konsultportal alternativt direkt genom Arbetspassmodulen kommer Adocka automatiskt kunna räkna ut och registrera dem på rätt tidgrupp i själva veckobokningen.