Steg 7 - Inställningar/Tidgrupper

Inställningar/Företagsinställningar/Tidgrupper

För varje uppdrag/behov du skapar i Adocka måste du ange vilken tidgruppsprofil uppdraget skall baseras på. 

En tidgruppsprofil kan i sin tur bestå av flera olika "tidgrupper" som konsulten sen kan rapportera mot. 

Varje tidgrupp har ett ”ersättningspris” till konsult och ett ”faktureringspris” till kund. T.ex kan en Tidgrupp heta ”Dagtid” en annan Kväll, Natt, Helg etc. Varje tidgruppsprofil kan innehålla obegränsat antal tidgrupper. En tidgruppsprofil kan även kopplas till en specifik kund så att det framgår att denna tidgruppsprofil skall användas när uppdrag utförs hos en specifik und. En tidgrupp behöver inte nödvändigtvis anges i timmar utan kan även ha enheten st (styck), km (Kilometer) eller mil.

En tidgruppsprofil kan även ses som den tidrapportsmall som kommer att användas under en bokning.

Det antal av varje artikel i som en tidgrupp som det har rapporterats mot anges alltid i heltal men kan även räknas fram av Adocka om man har angivit den tidsintervallslogik som skall tillämpas för tidgruppsprofilen. Anges ingen tidsintervallslogik för tidgruppsprofilen kommer tidrapporten utgöras endast av heltal. (T.ex 6 timmar dagtid)

Skapa ny tidgruppsprofil:

  • 1.     Klicka på knappen ”Lägg till tidgruppsprofil
  • 2.     Ange ett namn för tidgruppsprofilen som gör att det blir enkelt att identifiera tidgruppsprofilen när en bokning sedan skall skapas.
  • 3.     Är detta en tidgruppsprofil som endas skall användas i samband men en specifik kund kan du koppla den till kunden genom att klicka på knappen ”Välj” och sedan söka fram och välja kunden från kundregistret.

Skapa en ny tidgrupp:

För att en tidgruppsprofil skall kunna användas måste den innehålla minst en tidgrupp som konsulten skall kunna  rapportera mot.

  • 1.     Klicka på knappen ”Lägg till tidgrupp

Namn: Här anger du det namn som tidgruppen skall ha. Tänk på att det är detta namn som redovisas på fakturor till kund.

Enhet: Ange om det som rapporteras på denna tidgrupp skall anges i timmar, Styck eller kilometer.

Är standard (Ej ännu implementerad)

Eventuellt artikelnr: Här kan du ange ett artiklenr om denna tidgrupp har ett avvikande artikelnr som skall redovisas på fakturaraden.

Pris: Det pris som kommer att faktureras till kund för varje rapporterad enhet av denna tidgrupp.

Försäljningskonto: Eventuellt försäljningskonto som timmar som rapporterats på denna tidgrupp skall redovisas på.

Löneart: Här kan du ange eventuell löneart som skall följa med i ersättningsunderlaget för konsult för de enheter som rapporterats mot denna tidgrupp. (Lönearter konfigureras under ”Inställningar/Lönearter”

Ersättning: Den grundlön som skall betalas ut till konsult för varje enhet som rapporteras mot denna tidgrupp.

Kostnadsställe: Skall ersättningen redovisas på ett annat internt kostnadsställe än det som normalt gäller kan det anges här.

Är ej semesterlönegrundande: Är denna box i checkad kommer ersättning som genereras från denna tidgrupp ej att vara semesterlönegrundande.

Planera max antal/vecka: Det maximala antalet av denna tidgrupp som kan rapporteras på en och samma veckobokning.

Ändra befintlig tidgrupp:

  • 1.     Klicka på namnet till tidgruppen för att ändra.

Kopiera befintlig tidgruppsprofil:

Vill du skapa en ny tidgruppsprofil som liknar en existerande kan det smidigaste sättet vara att kopiera hela tidgruppsprofilen och sedan göra ändringar i den skapade kopian.

  • 1.     Klicka på lilla pilen och välj ”Kopiera den här profilen”


Tidsintervallslogik:

Antalet enheter som skall registreras på en viss  tidgrupp kan antingen räknas fram automatiskt baserat på ett angivet tidsintervall eller matas in som heltal direkt. Tidgrupper som beräknas med bakomliggande logik kan identifieras med hjälp av en kugghjulsikon som visas framför tidgruppens namn. (Inställningar/Företagsinställningar/Tidgrupper)

Tidgrupper som inte beräknas med hjälp av logik och i stället skall anges i heltal visas med en liten fyrkantig symbol framför namnet enligt nedan:

Alla nya tidgruppsprofiler som ej kopierats från redan befintlig tidgruppsprofil som innehöll logik saknar tidsintervallslogik.

Hantera tidslogik för tidgrupper inom en tidgruppsprofil:

1. För att hantera tidslogik som skall gälla för en viss tidgruppsprofil klickar du på knappen ” Hantera tidsintervallslogik” som hittas i menyn för den aktuella tidgruppsprofilen.

2. Genom att klicka på knappen  kan du börja definiera det regelverk som skall styra till vilken tidgrupp de rapporterade timmarna hamnar när tid rapporteras på bokningar som använder den aktuella tidgruppsprofilen.

Det går att ange regler som appliceras på multipla typer av dagar i en och samma operation genom att välja flera typer av dagar när man skapar regeln. ( Se bild ovan)

I exemplet  ovan visas det hur man anger en regel som kommer att tolkas med följande lydelse: ” Arbetstid som rapporterats och utförts måndagar, tisdagar, onsdagar och torsdagar någon gång mellan 06:00 på morgonen och 19:00 (18:5999999999….) på kvällen kommer att automatiskt registreras på tidgruppen Dagtid"

Efter att regeln har sparats illustreras regeln i exemplet ovan enligt nedan:

 Upprepa proceduren till dess att det finns regler som täcker alla tidpunkter under en hel vecka.

Hantering av eventuella raster:

Sista steget är att definiera vad systemet skall göra med eventuell rast som rapporteras.  Önskar du att rast automatiskt skall dras bort ifrån från den rapporterade arbetstiden klickar du i checkboxen ”Dra bort rast automatiskt”. Om konsulten rapporterar t.ex 30 minuters rast under ett arbetspass kommer dessa 30 minuter att automatiskt dras av från det aktuella arbetspassets totala arbetstid.

I de fall en tidgruppsprofil innehåller mer än 1  tidgrupp måste man ange vilka av dessa tidgrupper som det är tillåtet för systemet att dra av rast ifrån samt vilken prioriteringsordning som bestämmer från vilken tidgrupp rasten i första hand skall dras av. Genom att sätta en prioriteringsordning enligt nedan vet alltså systemet vilka tidgrupper det är tillåtet att dra rast ifrån och från vilken tidgrupp rasten i första hand, andra hand och tredje hand etc skall dra av rast ifrån.

I bilden ovan kommer alltså rasten i mån av möjlighet dras ifrån den tid som rapporterats på  tidgruppen ”Dagtid”.  Finns det inte tillräckligt med arbetstid rapporterat på tidgruppen ”Dagtid” för att kunna dra av hela rasten så kommer överskjutande del av rasten att dras av ifrån nästkommande tidgrupp i prioriteringsordningen.

När konsult alt. bemanningskonsult rapporterar tid genom konsultportal alt direkt genom Arbetspassmodulen kommer Adocka automatiskt kunna räkna ut och registrera dem på rätt  tidgrupp i själva veckobokningen.

Speciella dagar och högtider:

I Adocka är det möjligt att specificera specifika datum under nuvarande och nästkommande år då det inträffar avvikelser från de regler som vanligtvis styr veckans alla dagar.  Finns det minst en regel specificerad för den typ av dag som ett avvikande datum kategoriserats som kommer den specificerade regeln att prioriteras framför de regler som vanligtvis skulle ha tillämpats baserat på den aktuella veckodagen som avvikelsen inträffar på. Det går att ha dagar som bara avviker under ett visst intervall av dagen samt dagar som helt och hållet avviker från de normala reglerna som tillämpas på den specifike veckodagen.

Alla datum där avvikelser från de regler som normalt tillämpas mån-sön inträffar behöver läggas in i systemkalendern och kategoriseras i enlighet med den typ av dag det rör sig om. För varje typ av dag går det att för varje tidgruppsprofil specificera ett eget regelverk som skall tillämpas de datum där dagar av den aktuella typen inträffar.

När du skapar regler för en typ av dag behöver du bara ange regler för de tider som skall avviker från reglerna som normalt används för den specifika veckodagen. Exempel: T.ex om en särskild taxa skall gälla under natten det aktuella datumet och efter ett visst klockslag övergår taxan till det som skulle gälla för en normal arbetsdag så behöver du endast ange regler för natten tills avvikelsen upphör.

Det enklaste exemplet för detta är en dag av typ ”Helgdag”. Efter att vi har lagt in de datum vi vill klassificera som ”Helgdag” i systemkalendern kan vi sedan definiera de regler som skall gälla för dagar av typen ”Heldag”

För att definiera de datum som kan medföra avvikelser och vilken typ av dag de skall definieras som går man till fliken ”Speciella dagar och högtider” (Inställningar/Företagsinställningar/Tidgrupper)

För att definiera de datum som kan medföra avvikelser och vilken typ av dag respektive dag skall kategoriseras som klicka på knappen ”Lägg till””

Det finns en rad olika typer av dagar man kan använda sig av för att kategorisera det aktuella datumet:

För att skilja på t.ex. helgdag och storhelg kan man använda sig av typerna ”Helgdag” för den ena varianten och ”Helgdag (Typ2)” för att kunna separera dessa.  Det spelar egentligen ingen roll vilken som är vilken bara man är konsekvent.

Listan innehåller även typerna Specialdag A – D som kan användas för att kategorisera alla de dagar då specialfall inträffar. (T.ex om ett datum skall kategoriseras som en typ fram till ett visst klockslag och därefter som en annan typ.) det kan röra sig om datum som både är datum efter helgdag och datum före eller mellan helgdag.

När alla avvikande datum är inlagda och kategoriserade kan man för varje enskild tidgruppsprofil ange vilka regler som skall tillämpas för respektive typ av dag. Dessa regler kommer således tillämpas för alla dagar som är kopplade till just den aktuella typen.

Dessa regler anges på samma sätt som regler för vanliga veckodagar. 

(OBS Om ett datum ligger i inlagt i systemkalendern och en viss tidgruppsprofil inte innehåller någon regel för denna typ av dag kommer tid som rapporteras på bokning som använder den aktuella tidgruppsprofilen att behandlas enligt den logik som tillämpas för en vanlig veckodag (mån-sön).

Still need help? Contact Us Contact Us