Hur konfigurerar jag Adocka för export av löner till annat lönesystem?

Adocka kan användas som ett försystem till en rad olika lönesystem. Export av lönefiler sker idag med hjälp av en fil som kan importeras direkt i lönesystemet.

Bakgrund

En del lönesystem så som Fortnox lön, Crona lön och Kontek lön stöder en standard för löneexporter/importer som kallas för Paxml.

När man exporterar löner i en Paxml fil så skickar Adocka ett antal rader som består av följande info för varje post.

1. Datum

2. Antal

3. Belopp (Skickas ej om du använder tidkoder)

4. En kod som berättar för lönesystemet vad det är för typ av ersättning som skickas. För att göra detta kan man använda tre olika typer av koder. Man kan använda antingen "Lönearter", "Lönekoder" eller så kan man använda sig av ngt som kallas för "Tidkoder"

Löneart: En löneart är en kod som som berättar för ett lönesystem vad det är för typ av ersättning en post i en lönekörning avser. Ofta kan man hitta listor på vilka lönearter som används till vad i det lönesystem man använder. (Nedan bild hämtad från Fortnox) (Hittas i Fortnox under "Register/Lönearter och Koder" (Varje lönesystem kan ha olika benämningar och siffror på dessa lönearter. En löneart känns enklast igen genom att de alltid utgörs av siffror. 

Förutom lönearter för direkt arbetstid finns det även lönearter som avser annat, tex OB-tillägg eller frånvaro som sjuk eller VAB. (Nedan bild är också från Fortnox)

Det finns 100-tals olika lönearter i lönesystemen varje kund behöver således först fastställa vilka lönearter som är av vikt just för er.

Varje lönearet kan dessutom ha inställningar i Lönesystemet om hur de skall hanteras.

Nedan bild från Fortnox. Det är därför viktigt att kontrollera att dessa inställningar är inställda för varje löneart så att de inte skriver över den info som kommer från Adocka.

Lönekod:

Som nämnts tidigare kan lönearter vara olika för olika lönesystem. Eftersom det format som används för löneexporter är en standard som används av flera lönesystem finns det även en möjlighet av att istället för att använda lönearter istället använda sig av "Lönekoder". Lönekoder är till skillnad från lönearter standardiserade så med andra ord kan de användas ifall man vill sätta upp allt så att inställningarna kan användas i samtliga lönesystem som stödjer PAXML. En lönekod består tillskillnad från en löneart (som ju är siffror) av ett antal bokstäver. Dessa bokstäver eller förkortningar som det oftast är standardiserade och således samma oavsett vilket lönesystem man använder (Om det stödjer PAXML). (Nedan bild från Fortnox)

En lönekod är i sin tur kopplad till en viss löneart i lönesystemet genom en tolknings tabell så slut resultatet i lönesystemet blir det samma som om använde lönearter direkt. Dock så finns det färre lönekoder att tillgå än det finns lönearter.

Som du ser i bild ovan som är hämtad från Fortnox ser du t.ex  att Lönekoden "ARB" som används i ovan exempel för att registrerar arbetstid kommer att ge samma resultat som om man hade skickat timmarna med löneart 124 direkt.

Tidkod:

Det tredje scenariot är att använda tidkoder. Tidkoder är i stort samma sak som lönekoder med den väsentliga skillnaden att de används när man vill överföra tidsstransaktioner. Vid en tidstransaktion så skickar inte Adocka med något belopp för de timmar som skall överföras till lönesystemet. De blir således helt upp till lönesystemet att beräkna alla belopp utifrån det som finns angivet om arbetstagaren i lönesystemet. Den ersättning som anges för en bokning i Adocka blir således helt irrelevant eftersom lönen kommer baseras på den lön som angivits i lönesystemt. Med andra ord, Adocka skickar endast antalet timmar som skall registreras och inga belopp. Tidkoder lämpar sig således endast om konsulten alltid har samma lön eller för att registera olika typer av frånvaro där ersättningen ej skall baseras på den ersättning som satts på ett specifikt uppdrag. Tidkoder använder samma beteckningar Lönekoder. 

Sammanfattat: Vid lönetransaktion beräknas själva lönebeloppet ut beroende på belopp och regler i Adocka medans vid en tidstransaktioner så beräknas alla belopp i löneprogrammet utifrån de tidsregistreringar som gjorts i Adocka.

Lön i Adocka:

Kort sammanfattning:

Adocka  hjälper dig att hålla redo på exakt vilka timmar som det skall betalas ut ersättning för under en viss period. Det är endast poster som ligger på bokningar som har statusen "Attesterad Internt" eller som attesterats individuellt som kan hamna på ett löneunderlag.

Under Ekonomi/Ersättning kan du för vilket tidsintervall som helst se exakt vad som skall betalas ut och vad som ej betalats ut, samt vad finns kvar att attestera inför en utbetalning. Samma timmar eller ersättningar kan ej hamna på två lönefiler så systemet ser till att ersättningen in betalas ut dubbelt. Endast konsulter som är inlagda som "Privatpersoner" på konsultkoret hamnar på lönefiler.

I exempel ovan kan vi se att för perioden 2022-05-01 till 2022-05-31 så har konsulten Maja en ersättning på 25 748, 80 kr ligger på hennes bokningar under angiven period. I kolumnen kan vi se att hela beloppet 25 748,8 kr redan har statusen "Attesterat Internt. 

Aktiverad ersättning: visar hur mycket som som under denna period redan ligger på en lönefil så eftersom siffran är noll i detta exempel ser vi direkt att inget ersättningen för perioden redan har betalats ut.

Rest: Visar det belopp som skulle hamna på en lönefil om filen genereras vid detta tillfälle. Genom att markera en eller flera konsulter kan vi sedan skapa lönefilen och beloppet 25 748,8 kommer då satt flyttas från Rest till Aktiverad. 

När lönefilen har genererats hittas själva lönefilen under fliken "Lön (Löntagare)" där den också kan exporteras till en fil som kan laddas upp i lönesystemet. En lönefil kan innehålla 1 eller flera konsulter.

I samband med att du exportera filen ser du i ett av stegen exakt vilka timmar som finns med i filen samt vilken löneart/lönekod eller tidkod varje typ av timme kommer att skickas med.

I denna fil fanns det 136 timmar som alla var av samma typ. Dessa timmar kommer att skickas till lönesystemet som timmar med lönearten 11. Jag enkelt byta en löneart eller kod som kommer att användas för en viss grupp av timmar om om jag skulle önska det,

dock måste dessa koder vara inlagda under "Inställningar/Företagsinställningar/Artiklar & Koder för lön. 

Vi kan även stryra viken kod som som skall sättas för vilka timmar automatiskt men detta styrs från den tidgruppsprofil(avtal) som används för bokningarna under perioden som avses.

Under "FöretagsInställningar/Artiklar & Koder för lön" kan du styra detta genom att koppla alla olika former av ersättning med en Tidkod, Lönekod eller Löneart,:

Definiera de lönearter vi vill kunna använda oss av:

För att kunna använda sig av en viss löneart eller lönekod i Adocka måste dessa först definieras (Annars finns de inte i de rullistor där man väljer vilken kod som skall användas.

Listan på de koder man vill kunna använda hittas under "Inställningar/Företagsinsställnigar/Artiklar & Koder för lön. 

För att lägg till fler koder klicka på knappen "Lägg till"

(Notera att det även finns vissa ersättningar som akn behöva definieraes om de används. Detta är för kunna styra koder som skall användas för standard fält som finns på alla bokningar.)

Fyll i alla uppgifter för koden i stil med nedan exempel:

Om du väljer "Tidkod" kommer poster som kopplats till denna kod att skickas som en tidstransaktion: (Lämplig Tidkod enl PAXML standard måste anges)

Om du väljer "Lönekod" kommer poster som kopplats till denna kod att skickas som en lönetransaktion: (Lämplig lönekod enl PAXML standard måste anges)

Om du väljer "Löneart" kommer poster som kopplas till denna kod att skickas som en lönetransaktion: (Löneart anges istället för lönekod)

Det är viktigt att du väljer rätt när det gäller löneart, Lönekod eller tidkod då valet påverkar hur mottagande löneprogram tolkar informationen.

Koppla koder till specifika timmar.

För att undvika att alltid behöva välja vilken kod som skall användas för vilka timmar när man genererar en lönefil kan kan man definiera detta på en tidgruppsprofil. (Då görs det sen per automatik för de bokningar som använt den profilen).

Ta kontakt med support@adocka.com för assistans att konfigurera med just ert lönesystem.