Nya uppdateringar under vår/sommar 2020

Denna gång har vi slagit ihop uppdateringar från våren och sommaren. Nedan följer en lista på de viktigaste uppdateringarna som blev tillgängliga under perioden.

Sammanfattning av nyheter per modul:

(Mer detaljerad beskrivning av samtliga nya funktioner återfinns längre ner i artikeln)

Generellt

Ny möjlighet att ta skicka och ta emot inkommande SMS från helt eget nummer.
Ny möjlighet att genomföra SMS-konversationer med konsult direkt i inbyggd webb-chatt.
Ny möjlighet för vidarekoppling av inkommande samtal till SMS-nummer.
Uppdaterad modul för översikt av mail- och SMS historik.
Ny möjlighet att läsa in epost från externa mailadresser.

Behov&Bokning

Nytt stöd för att ange tjänstepension som belopp fast belopp i stället för att ange som procentsats.
Ny möjlighet att filtrera på "Betalsätt" i sökruta för kunder.
Ny möjlighet att koppla multipla kunder till en viss tidgruppsprofil.
Ny möjlighet att koppla tidgruppsprofiler till alternativ kalender ( Används för eventuella avtal där klassificeringar av heldagar avviker från de som angivits i huvudkalendern)
Ny möjlighet att ange slutdatum efter vilket en tidgruppsprofil ej längre kan användas

Konsult/Kundkort

Ny möjlighet att spara två personnummer för en och samma konsult.
Ny möjlighet att masshantera "Hemmahörande region" för konsulter.
Länkar för telefonummer i konsultkort och ringlistor är nu uppdaterade för underlätta automatisk uppringning.

Ekonomi

Utbyggd flexibilitet för att enkelt anpassa löneexport-filer (Enligt PAXML-Standard) för import till olika lönesystem (Tidstransaktioner och/eller lönetransaktioner)

Nya konsultportalen

Ny möjlighet för inloggad konsult att se och anmäla intresse till matchade behov/lediga arbetspass.
Allmänna prestationsförbättringar.

Beskrivning av ny funktionalitet

Generellt

1. Det är nu möjligt att både skicka och ta emot SMS direkt i Adocka från ett helt eget nummer.

Adockas SMS- funktioner fungerar lika bra för att snabbt kunna göra riktade massutskick som att ha personliga SMS-konversationer.

För att kunna ta emot SMS krävs dock att man först införskaffar ett eget telefonnummer för varje användare som skall kunna ta emot inkommande SMS. Sådant telefonnummer kan enkelt kan införskaffas under "Företagsinställningar/Telefonnummer" (Obs, mindre kostnad tillkommer, för fullständig prislista, kontakta din kontaktperson hos Adocka eller se ditt avtal.) Här kan du nu köpa ett telefonummer genom att klicka på "Lägg till" knappen och välja den användare som skall tilldelas det nya telefonnumret. Det går att köpa fler nummer om du vill använda olika nummer för olika ändamål eller olika användare och du kan själv enkelt styra exakt vilka av dessa telefonnummer det skall vara möjligt att ta emot inkommande SMS till.

2. Ny möjlighet att genomföra SMS-konversationer med konsult direkt i inbyggd webb-chatt.

När en konsult eller annan kontakt svarar på ett SMS-eller skickar ett SMS till det nummer som är kopplat till dig som användare skapas det automatiskt upp en SMS-konversation i Adockas inbyggda chatt-verktyg.

Alla inlägg du skriver i chatt-tråden skickas ögonblickligen till konsultens mobil i form av ett SMS. Alla svar som skickas från konsultens mobil till ditt nummer visas som ett nytt inlägg i chatten.

3. Ny möjlighet att vidarekoppla inkommande samtal (till telefonnummer för SMS-utskick) till valfritt annat nummer.
I samband med att du införskaffar ett eget telefonnummer enligt instruktioner ovan har du också möjlighet att välja vad som skall ske i det fall någon skulle välja att svara på ett ett SMS genom att ringa upp det telefonnummer som SMSet skickades ifrån. Önskar du vidarekoppling till t.ex din vanliga telefon, din mobiltelefon eller ett växelnummer, klickar du bara i "Möjlighet att ta emot samtal" och anger det nummer du vill att Adocka skall koppla alla inkommande samtal vidare till.

Om vidarekoppling ej önskas kommer endast "upptaget" ton att höras om någon skulle ringa det aktuella numret.

Alla inkommande samtal registreras och redovisas även under "Lilla kuvertet " i vänstra toppmenyn. (Se punkt nedan).

4. Uppdaterad modul för bättre överblick av mail- och SMS historik.

Vyn under lilla kuvertet har fått sig ett ansiktslyft och inkluderar nu inte bara historik och status för alla mail som skickas från Adocka utan även historik för SMS som skickats samt telefonsamtal som inkommit till telefonnummer för SMS.

Tydligare färgkodning för aktuell status på skickad epost, gör det enklare att upptäcka eventuella mail där ett felmeddelande har returnerats från mottagaren, de som har levererats samt även de mail som redan öppnats av mottagaren.

5. Ny möjlighet att läsa in epost från egna mailadresser direkt i Adocka.

Det är nu möjligt att koppla ihop ett externt mailkonto med Adocka så att all kommunikation mellan den tillagda epost adressen och kontakter som finns sparade i Adocka per automatik blir inlästa och visas på aktuellt kund/konsultkort.

För att koppla ett externt mailkonto till Adocka klickar du på det lilla kuvertet uppe i vänstra toppmenyn.

Här hittar sedan du en knapp enligt bild nedan:

Klicka på det lilla "kugghjulet" och sen kan du koppla ihop de aktuella mailkontot med ert Adockakonto så att kommunikation mellan mailadressen och kontakter i Adocka läses in och återfinns på relevanta kontaktkort.

Det går även att dela en mailadress med flera användare, t.ex om ni vill läsa in mail som skickas och tas emot från en företagsadress så att flera användare kan se dessa mail.

Behov&Bokning

1. Nytt stöd för att ange tjänstepension som fast belopp i ställer för procentsats.

Inne på en veckobokning kan du nu klicka på länken " Lägg till fast belopp för tjänstepension" om du vill att tjänstepensionen skall anges som ett fast värde istället för att beräknas utifrån den angivna procentsatsen.

2. Ny möjlighet att filtrera på "Betalsätt " i sökruta för kund

När du kopplar kund till en veckobokning kan du nu filtrera sökresultatet på "Betalsätt" direkt i sökrutan. Detta underlättar när man fakturerar för olika bolag från ett och samma Adocka-konto

3. Ny möjlighet att koppla multipla kunder till en tidgruppsprofil

Det är nu enklare att koppla en viss tidgruppsprofil till en eller flera kunder så att den dyker upp som förstaval i listan när man skapar en bokning åt de kunder som profilen har kopplats till.

Själva kopplingen mellan ett kundkort och Tidgruppsprofil upprättas under " Företagsinställningar/Tidgrupper". Klicka på namnet för en tidgruppsprofil och använd knappen "Lägg till" för att ange de kunder som den aktuella mallen skall kopplas till.

4. Ny möjlighet att koppla tidgruppsprofiler till alternativ kalender vid avvikande klassificering av helgdagar för olika avtal.

Under "Företagsinställningar/Tidgrupper" går det nu för varje Tidgruppsprofil att se vilken kalender den aktuella tidgruppsprofilen hämtar sina datum och klassificeringar av dagar med avvikelser ifrån.

Skulle man i något fall behöva avvika från den klassificering av dagar med avvikelser som används i huvudkalendern så kan man nu skapa en alternativ kalender och koppla berörda tidgruppsprofiler till den alternativa kalendern istället för Huvudkalendern.

I den alternativa kalendern behöver man bara ange och klassificera om de dagar som avviker från den klassificering som tillämpas i huvudkalendern.

Det går sedan att för varje tidgruppsprofil, att ange vilken kalender den skall gå efter.

5. Ny möjlighet att ange slutdatum då tidgruppsprofil ej längre får användas.

Klicka på namnet för en tidgruppsprofil och markera "Eventuell förfallodag" om du vill försäkra dig om att en tidgruppsprofil ej används efter det angivna datumet.

Konsultkort

1. Ny möjlighet att spara dubbla personnummer för konsulter, (Klicka på"Lägg till)

2. Ny möjlighet att masshantera "Hemmahörande region" för konsultregister.

Flytta eller ange hemmahörande region för hundratals konsulter i samma operation. Denna funktion kan med fördel kombineras med fritextsök på postort för att snabb strukturera upp alla konsulter efter region.

3. Länkar för telefonummer i konsultkort och ringlistor är uppdaterad för underlätta automatisk uppringning.

Har du en softphone eller annan app för telefoni installerat på din dator kan du nu klicka på ett telefonnummer direkt i Adocka för att ringa upp numret.

Ekonomi

1. Utbyggda möjligheter att anpassa lönefiler vid export av löneunderlag för import till lönesystem (Tidstransaktioner och/eller lönetransaktioner)

Det nu möjligt att styra för varje enskild form av data som är kopplat till ersättning styra hur den skall överföras i löneexporter (PAXML) För varje form av data kan man nu styra om den skall behandlas som en lönetransaktion eller som tidstransaktion.

Under "FöretagsInställningar/Artiklar & Koder för lön" kan du nu styra detta genom definierar alla olika former av ersättning med en Tidkod, Lönekod eller Löneart,:

Om du väljer "Tidkod" kommer poster som kopplats till denna kod att skickas som en tidstransaktion: (Lämplig Tidkod enl PAXML standard måste anges)

Om du väljer "Lönekod" kommer poster som kopplats till denna kod att skickas som en lönetransaktion: (Lämplig lönekod enl PAXML standard måste anges)

Om du väljer "Löneart" kommer poster som kopplas till denna kod att skickas som en lönetransaktion: (Löneart anges istället för lönekod)

Nya konsultportalen

Ny möjlighet för inloggad konsult att se och anmäla intresse till matchade behov/lediga arbetspass.

Under Applikationer/Adockas konsultportal kan du nu ställa in huruvida lediga behov (Behov&Bokning) och/eller lediga arbetspass (Arbetspassmodulen) skall vara synliga för inloggade konsulter i konsultportalen.

Konsulter ser endast de behov som är kopplade till expertis som konsulten besitter. Anmäler konsulten intresse till ett behov/arbetspass läggs konsulten till i listan som en möjliga kandidat. (Får status "Kandidatförlag (Blå)). Bemanningskonsult kan sedan välja direkt från listan med kandidater (som anmält intresse) vilken konsult som skall bokas på uppdraget.

Med vänlig hälsning

Adocka Team